Nasi Klienci:

Dla naszych klientów organizujemy kompleksową obsługę:

  • kongresów,
  • konferencji,
  • sympozjów,
  • zjazdów,
  • innych spotkań biznesowych.
 
 

Obsługa spotkań biznesowych
w naszym wydaniu obejmuje:

  1. Planowanie i koordynację.
  2. Wybór miejsca spotkania.
  3. Sekretariat i centralna recepcja/Rejestracja
    i obsługa płatności.
  4. Zakwaterowanie.
  5. Obsługa techniczna.
  6. Oprawa plastyczna.
  7. Galanteria konferencyjna.
  8. Transport.
  9. Catering.
  10. Programy towarzyszące.
  11. Nietypowe zamówienia.
 
SEKRETARIAT i CENTRALNA RECEPCJA


Przy organizacji każdego przedsięwzięcia konferencyjnego
niezbędne jest miejsce, skąd koordynowane i monitorowane są elementy przygotowanego harmonogramu, gdzie przyjmowane są spływające informacje i rozwiązywane bieżące sprawy. Takim miejscem jest sekretariat konferencji. Sekretariat zaczyna swoją pracę na wiele miesięcy przed rozpoczęciem spotkania.
Tu powstają plany, pomysły, koncepcje, które następnie wcielane są w życie. Przez kilka miesięcy zespół koordynatora i podległych mu realizatorów z wielką precyzją dba o perfekcyjną obsługę uczestników, oraz każdy szczegół spotkania.


Do zadań sekretariatu przed i po konferencji należą:
  • przygotowanie formularzy zgłoszeniowych, zaproszeń, broszur, itp.,
  • umieszczenie na stronach www spotkania: formularzy zgłoszeniowych, informacji ogólnych, informacji szczegółowych dot. Uczestnictwa, zakwaterowania, programów towarzyszących,
  • wysyłka zaproszeń, komunikatów, broszur,
  • zbieranie formularzy zgłoszeniowych i rejestracja uczestników w specjalnych programie komputerowym. Program taki umożliwia rejestrację uczestników, tj. tworzenie bazy danych poprzez zapisywanie danych osobowych, firmy, danych niezbędnych do wystawienia faktury, zbieranie zamówień dot. rodzaju uczestnictwa, wyboru miejsca zakwaterowania, udziału w programach towarzyszących, itp. ( Zapewniamy obsługę rejestracji zgłoszeń on-line, fax, list),
  • obsługa płatności za składane zamówienia (indywidualne procesy rejestracji płatności realizowanych różnymi metodami
  • kartami płatniczymi, przelewami),
  • wystawianie faktur za realizowane zamówienia,
  • kontrola nad fakturami, rachunkami i płatnościami,
  • prowadzenie korespondencji z uczestnikami,
  • przygotowywanie raportów, przed- i pokonferencyjnych,
  • rozliczenie płatności,
  • wysyłka ankiet pokonferencyjnych,
  • informacja ogólna.

 
 

Biuro Rachunkowe
IREKO
ul. Podleśna 20b
05-530 Wojciechowice


Tel: +48 663 505 504

e-mail: konferencje@ireko.pl
Z chwilą rozpoczęcia konferencji sekretariat przekształca
się w centralną recepcję i przenosi swoją działalność do miejsca spotkania.
Zadania centralnej recepcji:
  • rejestracja uczestników na miejscu spotkania,
  • dystrybucja materiałów konferencyjnych,
  • realizacja płatności,
  • wystawianie faktur,
  • rozwiązywanie bieżących spraw uczestników,
  • ochrona bazy danych,
  • informacja turystyczna,
  • inne.