Zaplanuj wszystko od a do z

Kiedy dokładnie określisz cel wydarzenia, zacznij planować. Oto najważniejsze punkty, które należy przemyśleć:

Grupa docelowa. Określ, dla kogo organizujesz konferencję. Najprawdopodobniej będziesz miał kilka kategorii uczestników: słuchaczy, prelegentów, zagranicznych gości, media. Spraw, aby wszyscy czuli się komfortowo. Przygotuj różne formy rejestracji, Utwórz oddzielne grupy do wysyłania wiadomości.

Wybierając miejsce, skup się przede wszystkim na jego dostępności. Sale konferencyjne dostosowane do potrzeb należy wybierać z rozwagą. Radzimy wybrać pomieszczenie z klimatyzacją i sprawnym ogrzewaniem. Oświetlenie powinno być jasne. Jeśli chcesz prezentować prezentacje, okna muszą mieć zaciemnione zasłony lub rolety.

Wybierz datę odpowiedzialnie, sprawdź, czy nieplanowane są podobne imprezy, na które grupa docelowa może odejść do konkurencji.

Ważne jest, aby na wstępie uzgodnić, kto wchodzi do komitetu organizacyjnego i kto, za co odpowiada – transport, zakwaterowanie, wyżywienie, bezpieczeństwo. Warto też od razu zaznaczyć regularność wspólnych spotkań komitetu organizacyjnego.

Z reguły budżet początkowy na wydarzenie przeznacza organizator, pozostałe fundusze są tworzone przez pakiety sponsorskie i organizacyjne. Sprawdź archiwa, takie wydarzenia nie odbywają się po raz pierwszy, prawdopodobnie są już partnerzy i sponsorzy, którzy brali udział w podobnych inwestycjach. Porozmawiaj ze współpracownikami, ich doświadczenie pomoże sformułować odpowiedni koszt dla pakietów sponsorskich i określić rozmiar organizacji.

Teraz to już wszystko! Już wiadomo, jak zorganizować konferencję naukową?
Potrzeba jest już tylko konsekwencja.

Tagi :
Kategoria : Eventy, Planowanie, Porady